어떤 직무이든, 직장에서는 이메일로 내용을 주고받는 일이 흔합니다. 협업의 중요성이 강조되면서 이메일, 사내 메신저를 더욱 적극적으로 사용하고 있는 추세로 이메일을 통해 의사소통의 목표를 달성하는 것은 과거보다 훨씬 더 중요해졌습니다. 협업의 요청, 상사의 설득, 정보의 공유 등 다양한 목적을 가지고 메일을 작성하지만 각기 다른 목적이더라도 기본적으로 메일은 '잘' 써야 하고 싶은 말을 효과적으로 전달하고 목표를 달성할 수 있습니다.
'잘 쓴 메일'은 하고 싶은 말이 명확하게 보이는 메일입니다. 메일을 잘 쓰기 위해서는 분명하게 논점을 밝히고, 내용이 잘 구분되어 있으며, 문장은 짧고 간결해야 합니다. 반대로 잘 쓰지 못한 메일은 하고 싶은 말이 명확하지 않은 메일입니다. 논점이 불분명하며 내용이 섞여 있고 문장이 지저분하다는 특징을 갖고 있습니다. 먼저 아래의 예시를 보겠습니다.
[ 잘 쓰지 못한 메일 ( 수정 전 ) ]
제목 : 지난 구글 보고서 내용
안녕하세요 마케팅본부 ellen입니다.
이번에 비가 많이 와서 날씨가 많이 습하네요, 비 피해는 없으신가요?
지난 구글 애널리틱스 내용 공유 드립니다.
비교 기간과 비교해서 살펴봤을 때 지난 달에는 사용자수가 20퍼센트 증가한 반면, 평균 참여 시간은 소폭 하락했습니다. 사용자수는 증가했는데 평균 참여 시간이 줄어 앞으로 다른 전략으로 마케팅을 실행해야겠다고 생각합니다.
지난 2월 보고서에서 확인한 Solo.io의 증가 특이점은 일시적이었던 것으로 판단합니다.
구글 애드 캠페인의 경우 행사와 프로모션 진행으로 인해 일부 키워드 검색이 많이 발생하여 변화가 생겼고 아주 기쁘게 생각합니다.
자세한 내용은 첨부한 보고서 파일 확인 부탁드리며 예산 최적화를 위한 미팅 가능 일자를 다음 주 목요일까지 회신 부탁드립니다.
(본 내용은 컨텐츠를 위해 제작된 가상의 메일입니다.)
[ 문제점 ]
(1) 제목
제목은 짧고 정확한 문구로 작성해야 합니다.
하루에 많게는 수십 통의 메일을 주고받을 수 있기 때문에 업무 효율을 높이기 위해서는
메일 제목만 보아도 메일의 목적을 대략적으로 파악할 수 있는 제목을 정하는 것이 좋습니다.
메일 제목을 쉽게 정하려면, 본문을 요약하는 제목을 정하면 됩니다.
'장 이사님 요청 드릴 것이 있습니다.'와 같은 제목보다는,
'[기획 미팅 요청] Sonatype 프로모션 기획 수정 관련의 건'과 같은 제목이라면 내용을 예상하기 쉽습니다.
(2) 말머리
말머리를 활용해 메일을 카테고리화 한다면 업무의 효율을 더욱 높일 수 있습니다.
예를 들어, 회사 연말 파티 기획을 위해 경영지원본부의 지원이 필요하다면
메일 제목에 '[지원 요청] 종무식 파티 기획의 건'과 같이
제목에 [문의], [보고서], [지원 요청], [긴급] 등의 말머리로 카테고리화 한다면
메일의 내용을 조금 더 빨리 파악할 수 있습니다.
만약 다른 회사에 메일을 보낼 때에는
'[OSC코리아] 배너 사이즈 재확인 요청'과 같이 제목에 회사명을 포함하는 것이 좋습니다.
(3) 인사말
업무용 메일은 목적이 명확하기고, 업무 처리를 위한 문서이기 때문에
'비가 와서 날씨가 습하네요', '비 피해는 없으신가요?'와 같은 인사말을 최소화하는 것이 좋습니다.
인사말이 길어질 경우 중점적으로 확인해야 하는
본문에 대한 집중도가 떨어질 수 있기 때문에
첫인사는 본인의 소속과 이름을 밝히는 정도로만 해야 합니다.
만약 인사말을 쓰고 싶다면 본문의 앞부분보다는 끝에 가벼운 인사를 남기는 것이 좋습니다.
(4) 내용
본문은 간결하게 핵심 내용을 우선 작성하는 것이 좋습니다.
구구절절한 꾸밈글 보다 핵심만 정확하게 작성하는 것이 중요합니다.
중요한 내용 혹은 키워드는 글자를 진하게 표시하거나
다른 글자색을 넣는 등의 방법으로 강조할 수 있습니다.
나열식 문장이라면 한 줄을 길게 처리하기보다는,
행갈이를 이용하고 글머리 기호를 넣거나 번호를 매겨 깔끔하고 정돈된 메일을 작성할 수 있습니다.
(5) 요청사항
내용의 공유 혹은 공지 메일 외에 미팅 일정, 문서에 대한 피드백을 요청하는 경우라면
회신 기한 그리고 요청 사항을 명확하게 작성해야 합니다.
'다음 주 월요일 오후까지 전달 바랍니다.'보다는
'7월 21일 금요일 오후 3시까지 회신 바랍니다.'와 같이 절댓값을 제시해 주는 것이 좋습니다.
(6) 첨부파일
메일을 통해 첨부 파일을 주고받는 일도 흔합니다.
첨부 파일을 함께 보낼 때는 파일의 제목으로 대략적으로
어떤 내용을 담은 파일인지 알 수 있도록 파일 명을 변경해야 합니다.
간단히 '파일명_작성날짜'로 수정할 경우 나중에 파일을 다시 찾아보기도 쉬울 것입니다.
만약 외부로 유출되어 변조될 경우 곤란해지는 파일이라면
워더 마크를 삽입하거나 변조가 불가능한 파일 형식으로 저장하여 전송해야 합니다.
특히 다른 사람에게 수정을 요청하는 경우가 아니라면
무언가를 대표하는 파일, 예를 들어 회사소개서, 솔루션 소개서와 같은 파일은
수정 가능한 파일 형식(PPT 등)으로 전송하지 않도록 주의해야 합니다.
[ 잘 쓴 메일 ( 수정 후 ) ]
제목 : [Report] Google Analytics monthly report - April
안녕하세요 마케팅본부 ellen입니다.
4월 Google Analytics 보고서 공유 드립니다.
공유드리는 보고서 내용은 기간 범위 4월이며, 비교 기간은 3월 1일 ~ 3월 31일입니다.
1. Google Analytics 4월 보고서 (비교 3월)
사용자 수 8.4천 (20.5% 증가 ▲)
평균 참여 시간 1분 34초 (2.0% 감소 ▼)
사용자당 참여 세션수 0.59 (2.5% 증가 ▲)
WAU/MAU 30.0% (0.6% 증가 ▲)
DAU/WAU 15.8% (7.1% 감소 ▼)
4월 한 달 동안 Solo.io는 313회 조회수를 기록해 비교 기간 대비 40.7% 감소했습니다.
관련 키워드는 원인 파악 후 다시 공유드리겠습니다.
2. Google Ads 캠페인 키워드 4월 보고서 (비교 3월)
노출수 389,182 (36.93% 증가 ▲)
클릭수 38,207 (10.38% 감소 ▼)
클릭률 24.17% (8.85% 감소 ▼)
전환율 15.40% (11.87 증가 ▲)
비용 838,882 (12.05% 감소 ▼)
4월 보고서에서는 전환율의 변화가 눈에 띕니다.
특히 Sonatype 캠페인에서 많은 노출(3월 :26,873회 / 4월 : 68,643회)이 있었습니다.
Sonatype관련 키워드 검색이 3월보다 4월에 많이 발생했으며
HWAG2023 행사 및 디지털 프로모션으로 인한 변화라고 추측할 수 있습니다.
자세한 내용은 첨부한 보고서 파일을 통해 Pageviews, Unique Pageviews 등의 내용 확인 가능합니다.
예산 최적화와 관련된 내용은 Sue 이사님과 논의가 필요합니다.
미팅 가능하신 일정을 금일 오후 5시까지 회신 부탁드리겠습니다.
감사합니다.
ellen 드림
(본 내용은 컨텐츠를 위해 제작된 가상의 메일입니다.)
[ 수정 내용 ]
(1) 제목
4월의 데이터 분석 보고서 내용임을 한눈에 알 수 있도록
말머리에 [Report]를, 제목에 Google Analytics monthly report - April을 기입했습니다.
(2) 내용
구글 애널리틱스와 구글 애즈 보고서로 내용이 나누어져 있기 때문에
1. Google Analytics 2. Google Ads로 번호를 매겨 내용을 구분해 확인할 수 있도록 했습니다.
(3) 수치
예시의 메일 내용은 3월의 데이터와 4월의 데이터를 비교하는 내용임으로
'대략', '소폭'과 같은 단어를 삭제하고 정확한 수치를 표기했습니다.
또, 수치의 변화를 빠르고 명확하게 파악할 수 있도록 증가/하락 기호표를 추가했습니다.
노출수 389,182 (36.93% 증가)로 표기하는 것보다
노출수 389,182 (36.93% 증가▲)로 표기하는 것이 '증가된 결과'가 한눈에 들어옵니다.
(4) 요청사항
sue 이사님이 가능한 미팅 일정을 회신받기 위해
'금일 오후 5시'까지 회신 달라는 절댓값을 제시하면서 수신자가 해당 내용을 다시 한번 확인할 수 있도록 수정했습니다.
[ 결론 ]
수정 후의 메일에서는 보고하는 내용에 대한 명확한 근거를 제시하고
결과에 대한 내용을 수신자가 한눈에 파악할 수 있도록 수정한 것이 핵심입니다.
이번 컨텐츠에서는 메일을 잘 쓰기 위해 예시를 제시했지만
기본적으로 글을 쓸 때에는 정확성, 명확성, 간결성, 일관성의 원칙을 따릅니다.
글 쓰기 원칙에 대한 자세한 내용은
[글쓰기 코칭] #2 - 테크니컬 라이팅 : 기술 문서 작성 시 지켜야 할 원칙 4가지 컨텐츠를 참고해 주세요
[참고]
아시야 고타 『엔지니어를 위한 문장의 기술』
